Чат-боты для сотрудников, или как помочь HR-отделу
Чат-боты для HR-отдела – это виртуальные помощники, которые могут забрать на себя много рутинных задач. При слове HR обычно первое, что возникает в голове – найм сотрудников. Но специалисты этого отдела также заботятся об уже нанятом персонале: помогают им освоиться, участвуют в формировании корпоративной культуры, решают организационные вопросы и т.д.
Для чего будут полезны HR-боты
Есть несколько задач, которые HR-отдел может спокойно передать под ответственность чат-ботам:
- Онбординг новых сотрудников
- Документооборот
- Путеводитель по компании для новичков (что особенно важно и нужно при устройстве в большую компанию)
- Справочный центр, то есть пояснение разных рабочих нюансов: от документов для трудоустройства до оформления отпуска
- Напоминание о разных событиях: от личных дат сотрудников до корпоративных мероприятий
- Корпоративное информирование
- Помощь в организации развлечений
- Сбор фидбека от сотрудников
Это краткое перечисление основных функций чат-бота, который активно участвует в жизни коллектива и помогает эйчарам наводить мосты между коллегами и руководителями. А теперь можно рассмотреть каждый пункт отдельно.
Онбординг
Онбординг – это адаптация новых сотрудников. Бот может рассказать о рабочих процессах, организационных моментах, подчеркнет, на что лучше обращать внимание в первые дни, где взять инструкции и рекомендации для новичков и т.д. Он добавит в рабочие группы, представит остальным коллегам, откроет необходимые доступы к папкам и сайтам. В общем, бот поможет влиться в рабочую рутину максимально безболезненно. Кроме того, чат-бот может отслеживать, насколько успешно новичок вливается в коллектив и справляется с задачами, например, отправлять чек-листы тимлидам.
Документооборот
Если в компании много сотрудников, а HR-отделу срочно надо получить какие-либо документы/соглашения/подпись в договоре от большого количества человек, то на сбор уйдет много времени. Либо этим может заняться бот, а потом передать все эйчарам.
Путеводитель по компании
Это виртуальная экскурсия, в рамках которой новому сотруднику расскажут где и что находится. Если офис компании небольшой, то в такой опции нет особой нужды, но если компания расположена на нескольких этажах, то такая экскурсия поможет не заблудиться в поисках столовой или HR-отдела.
Справочный центр
Речь не о справочнике, куда можно посмотреть, чтобы найти необходимую для работы информацию. В данном случае речь идет о решении разных однотипных вопросов, которыми занимаются эйчары: как оформить отпуск или больничный, где сделать кэшбек за корпоративные траты, где найти документы, чтобы оформить ипотеку и т.д. Новички часто приходят с этими вопросами к эйчарам, а с помощью чат-бота они смогут хоть 1000 раз спросить об этом, и никто не выбесится.
Напоминания о событиях
Казалось бы, мелочь. Как можно забыть о рабочих мероприятиях? Очень просто, особенно если речь не о планерках или совещаниях, а о мероприятиях, которые могут быть в свободное от работы время. События для тимбилдинга, праздничные корпоративы, а также дни рождения коллег, памятные даты для вашей компании или отдела и т.д. Некоторые не помнят конкретные даты важных исторических событий, что уж говорить про корпоративы.
Корпоративное информирование
Через бота можно делать массовую корпоративную рассылку по всем e-mail сотрудников, при этом делать сообщения персонализированными и сегментировать получателей. Например, если это рассылка с новостями компании, послание руководителей, важные обновления в рабочих процессах и т.д.
Помощь в организации развлечений
Здесь полномочия ботов могут быть самые разные. Это и организация каких-то опросов и голосований во время корпоратива, например, за лучший костюм. Или генерация шуток/загадок на тимбилдинге. Либо организация онлайн-игры, чтобы все передохнули между рабочими задачами. Еще может быть генерация персонализированных стикерпаков с сотрудниками компании. Либо самое простое, но не менее веселое – рассылка безобидных мемов или шуток про коллег.
Сбор фидбека от сотрудников
Одна из самых щепетильных сторон общения с сотрудниками – соцопрос о том, что им нравится, а что – нет, что они хотели бы поменять. Многие побаиваются, что их могут уволить за критику или недовольство, даже если эйчары пообещают анонимность ответов. Поэтому общение с чат-ботом как будто бы более безопасное, ему можно больше доверять в плане анонимности, ведь машине безразлично. Поэтому люди смогут больше открываться, а компании – получать честные отзывы, узнавать, что волнует их сотрудников, и исправлять организационные косяки и не только.
.jpg)
Плюсы и минусы использования HR чат-ботов
Кажется, что чат-боты несут только пользу, но как и все в мире – они не идеальны.
Преимущества чат-ботов для HR
- Забирают на себя всю рабочую рутину, сохраняя эйчарам силы и время для более сложных задач
- Автоматизируют задачи, где важна регулярность и очередность
- Функционируют 24/7 и реагируют моментально
- Помогают в адаптации новичков, которые не стесняются задавать «банальные» вопросы алгоритму, ведь все анонимно
- Более живые и удобные, чем welcome-брошюры и базы знаний, где нужно вчитываться, искать информацию, тратить время.Чат-бот ответит сразу
Недостатки чат-ботов для HR
- Иногда к ним относятся несерьезно. В компании могут быть сотрудники разных поколений, и некоторым может быть непривычно общаться с роботом вместо человека. Также они могут не доверять боту, ведь он машина и может не знать каких-то личных договоренностей в отличие от человека.
- У них бывают баги. Чат-боты не идеальны, они тоже страдают от болезней, связанных с ошибками в коде, особенно если это недавно запущенный бот.
- Они могут внезапно отключаться. Чаще всего об этом известно заранее, если вы не поссорились с программистом, и он не ушел, хлопнув дверью.
Какие чат-боты подходят для ведения корпоративной жизни
Чат-боты бывают нескольких видов с технической точки зрения: кнопочные, NLU и GPT. У каждого типа есть плюсы и минусы. Рассмотрим их с точки зрения пользы и удобства для поддержания корпоративной культуры.
В целом здесь может подойти любой вариант, все зависит от целей и задач. У кнопочных есть определенный алгоритм действий и вопросов-ответов, поэтому такой формат мог бы подойти для сбора фидбека, где человек выбирает «Да»/ «Нет». Также он был бы удобен для напоминания о корпоративных мероприятиях и рассылки новостей. Путеводитель по компании, для развлечений и справочный центр тоже можно оформить с помощью кнопочного чат-бота, но его функционал будет ограничен предложенными вариантами.
Для сбора фидбека лучше использовать NLU-ботов. Хотя лучшим вариантом здесь будут GPT-боты, поскольку у них больше языковой свободы, они гибче в анализе слов собеседника и могут отвечать более естественно, уточнять детали, провести полноценный диалог вместо HR-менеджера, а потом проанализировать беседу и сделать выводы. Справочный центр можно сделать через NLU-бота, чтобы он лучше понимал запросы пользователей, ведь кнопочный может не среагировать из-за неправильной формулировки.
.jpg)
Если говорить про онбординг, то тут все зависит от того, как сильно вы хотите помочь с адаптацией. Если вам нужна рассылка инструкций, нужных документов, передача контактов разных сотрудников – то для этого хватит и кнопочного. Если нужно, чтобы бот мог поддерживать какой-то развернутый диалог, пытаться проявлять эмпатию и как-то поддерживать новых сотрудников, то лучше сделать GPT-бот.
